Hoe kies je de perfecte eventlocatie? Wij geven je 13 tips!.
Een evenement op de planning? De locatie heeft de grootste impact op het event. Denk ook aan de datum, catering en de beleving voor je gasten. Met deze 13 tips kies je de perfecte locatie en ben je helemaal voorbereid!
1. Begin op tijd
Weet je hoeveel gasten je verwacht en wat het budget is? Start dan direct met zoeken en reserveer je locatie minimaal 4 tot 6 maanden van tevoren. Zo heb je genoeg tijd voor de verdere planning.
2. Kies de juiste locatie
Houd rekening met je doelgroep. Waar komen je gasten vandaan? Voor landelijke bezoekers is een centrale locatie handig, terwijl internationale gasten en sprekers baat hebben bij een plek dicht bij een luchthaven. Organiseer je een bedrijfsuitje? Kies dan een locatie dichtbij het bedrijf.
3. Denk aan parkeermogelijkheden
Verwacht je veel gasten met de auto? Zorg voor voldoende (gratis) parkeerplekken of een locatie dicht bij een parkeergarage. Dit lijkt logisch, maar parkeerproblemen kunnen een evenement flink verstoren.
4. Controleer de capaciteit
Check de capaciteit van de locatie. Naast sfeer en beleving is het belangrijk dat de locatie voldoet aan brand- en veiligheidsvoorschriften en dat er voldoende ruimte is voor alle gasten.
5. Houd rekening met een minimumbudget
Vraag of de locatie een minimumbedrag voor horeca hanteert. Vergelijk dit met eerdere uitgaven van evenementen. Als het budget veel lager ligt, is de locatie misschien minder geschikt. Verwacht je meer uit te geven? Dan kun je wellicht onderhandelen.
6. Zorg voor een culinair programma
Zorg dat het aanbod aan eten aansluit bij jouw wensen en houd rekening met dieetwensen en allergieën van gasten. Test het culinaire programma tijdens een proeverij of overleg met een eigen cateraar als de locatie dat toestaat.
7. Controleer faciliteiten en voorzieningen
Een locatie met meubilair, technische faciliteiten en personeel bespaart je tijd en geld. Denk aan microfoons, beamers, mastiek, tafellinnen en een schoonmaakploeg. Niet alle locaties bieden dit standaard, dus informeer vooraf goed om verrassingen te voorkomen.
8. Check de mogelijkheden van de locatie
Welke activiteiten wil je organiseren en welke faciliteiten heb je nodig? Bezoek de locatie en controleer zaken als stopcontacten, toiletten en de plattegrond. Zorg dat de verkeersstroom logisch is, met duidelijke plekken voor registratie, catering en een podium. Maak een indeling en controleer of alles past zonder drukte te creëren.
9. Zorg voor toegankelijke locaties
De locatie moet voor iedereen toegankelijk zijn. Denk aan gasten met kinderen, rolstoelgebruikers of minder validen. Kies een locatie die hierop is voorbereid.
10. Let op de sfeer
Welke sfeer en stijl heeft de locatie? Past dit bij jouw thema? Soms is extra aankleding nodig om de juiste uitstraling te creëren. Een beurslocatie vraagt iets anders dan een plek voor een nieuwjaarsborrel. Kies een locatie die aansluit bij je wensen.
11. Controleer de akoestiek
Zorg er altijd voor dat je de akoestiek controleert op de locatie. Kom er sprekers? Zorg er dan voor dat zij goed te verstaan zijn. Heb je een ruimte waar iedereen zich kan verzamelen voor bijvoorbeeld een lunch? Zorg er dan ook voor dat niemand last van zijn of haar oren krijgt. Als de akoestiek slecht is, zal iedereen moeite hebben elkaar te verstaan.
12. Ben je flexibel met de datum?
Maakt het jouw en jouw organisatie niet uit wanneer het event plaats gaat vinden, vraag dan naar de open data in de agenda van de eventlocatie. Dit zijn vaak de dagen die zij graag willen invullen. Je hebt de kans dat zij korting geven op de prijs.
13. Ben je goed verzekerd?
Dit is misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar het is wel heel belangrijk. Zeker als je een groot event organiseert. Komen er veel sprekers op je event? Je moet er niet aan denken als een aantal ziek zijn op de dag van het event. Het kan zelfs zo zijn dat een locatie dit als vereiste stelt. Verdiep je hier dus goed in!
Kom vandaag nog HIER. langs!
Het kiezen van de perfecte eventlocatie vraagt om aandacht. Met onze tips helpen we je op weg.
Hulp nodig bij het vinden van de juiste locatie? We laten je graag onze locaties zien. Neem contact met ons op!
