Stop met tijd verspillen! 6 Tips voor effectief vergaderen

“Pfff, alweer een vergadering? Ik heb wel wat beters te doen!” Komt dit je bekend voor? Dat is niet vreemd want over het algemeen wordt er veel teveel tijd verspild tijdens vergaderingen. En dat terwijl ze zo effectief kunnen zijn! In deze blog geven we je 5 tips zodat jij voortaan na iedere vergadering het gevoel krijgt dat er iets is bereikt.

1. Vergader alleen wanneer nodig!

In veel bedrijven wordt er te veel vergaderd. Dat komt doordat vergaderingen vaak routinematig worden ingepland. Maar soms is er gewoon niet veel te melden en is vergaderen op dat moment niet bepaald effectief. In zulke gevallen is het vaak al voldoende om een mailtje te sturen of via een intranet te communiceren. Dat bespaart je een hoop tijd!

2. Wie is de voorzitter?

Wil je effectief vergaderen? Dan is het belangrijk dat iemand als voorzitter wordt aangewezen en dat deze persoon de leiding neemt. Op deze manier zal de meeting veel beter gestuurd worden en komt iedereen aan het woord. Ook zorgt een goede voorzitter ervoor dat er veel sneller beslissingen gemaakt kunnen worden.

3. Effectief vergaderen met een duidelijke agenda

Tijdens een vergadering wordt er veel gepraat en worden bepaalde onderwerpen daardoor makkelijk vergeten. Als je effectief wilt vergaderen is het essentieel om te zorgen voor een duidelijke agenda. Zo komen alle onderwerpen aan bod. Door alle deelnemers van tevoren te vragen naar hun agendapunten komen zelfs de minder mondige deelnemers aan het woord.

4. Zorg voor de juiste locatie

De locatie van een vergadering heeft stiekem erg veel effect op de effectiviteit. Als de stoelen bijvoorbeeld niet lekker zitten, of er is te weinig licht, dan zul je nooit fijn vergaderen. Een vergadering over de dagelijkse gang van zaken kan prima op kantoor plaatsvinden. Maar wees niet bang om in andere gevallen eens naar buiten te gaan!

Een brainstormsessie kun je bijvoorbeeld beter organiseren op een bijzondere locatie. Oude omgevingen zorgen namelijk voor oude gedachtenpatronen. Als je op zoek bent naar nieuwe ideeën, kun je je ook beter laten inspireren door een nieuwe locatie! Ga van tevoren na of de juiste faciliteiten aanwezig zijn en of je gebruik kunt maken van catering. Dat is natuurlijk wel zo lekker.

5. Laad goed op met brainfood

Niet alleen de locatie, ook het eten is erg van invloed op de effectiviteit van je vergadering! Onze hersenen gebruiken 10 keer meer energie dan alle andere organen. Het is dus belangrijk om deze energie op peil te houden tijdens je meeting. Vooral de bloedsuikerspiegel is hierbij van belang. Ga bij het zoeken naar een locatie na of de catering hier rekening mee kan houden en bekend is met brainfood.

6 brainfoods voor een constante suikerspiegel:

  • Vis
  • Groene (blad) groenten
  • Eieren
  • Pure chocolade (het liefst rauwe cacao)
  • Noten en zaden
  • Granaatappel

 

6. Volg besluiten goed op

Tijdens vergaderingen worden veel beslissingen gemaakt. Maar geen enkele vergadering is effectief als deze niet worden opgevolgd. Dan heb je er immers nog niets aan gehad. Zorg ervoor dat de besluiten kort en bondig genotuleerd worden en dat iedere deelnemer de notulen na de vergadering ontvangt. Wees ook niet bang om elkaar erop aan te spreken als het opvolgen niet gebeurt!

Stop met tijd verspillen en start met effectief vergaderen! Op zoek naar een inspirerende locatie? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.