Hoe organiseer je een congrestival? Wij helpen je!

Een hele dag luisteren naar PowerPoint presentaties in een warme, inspiratieloze zaal is voor je gasten geen pretje om te bezoeken. Om deze congressen op te fleuren is er een nieuw fenomeen ontstaan; het congrestival.

Een combinatie van een leerzaam congres en de ontspannende sferen van een festival. Uiteraard is een goede voorbereiding dan noodzakelijk. Omdat het organiseren van een congrestival geen ‘piece of cake’ is, geven wij je alvast een aantal tips!

Een inhoudelijk programma met een festivaltintje

Het achterliggende doel van een congrestival is het creëren van een interactief en vernieuwend congres. Hiermee moet ook de oorspronkelijke inhoud op de schop. De kern van het congres moet uiteraard niet veranderen, maar het programma van een congrestival is vele malen speelser en vrijer.

Zorg bijvoorbeeld dat je gasten zelf kunnen bepalen naar welke workshop ze gaan. Denk hierbij aan een interactieve workshop door middel van een teamopdracht of laat je deelnemers een heus debat voeren in een Lagerhuis opstelling. Afhankelijk van het thema van je congrestival kan je de workshops zo interactief maken als je zelf wilt.

Naast het vaste programma kun je de deelnemers ook zelf invulling laten geven aan het congrestival door middel van een netwerk area. Het enige wat jij als organisator doet, is het faciliteren van hapjes en drankjes in deze area. De rest komt vanzelf! Gasten die meerwaarde geven aan het uitbreiden van hun netwerk zijn hierdoor niet gebonden aan een workshop. Zo hebben je gasten meerdere keuzes.

Waan je op een echt festival

De aankleding van je congrestival gaat er grotendeels voor zorgen dat het ook daadwerkelijk een festival sfeer krijgt. Bij een festival sfeer is er één belangrijk kernwoord: kleur. Kleurrijke en vrolijke ruimtes geven de deelnemers inspiratie en energie. Daarnaast krijgt iedereen een beter humeur van vrolijke kleuren.

Naast vele kleuren is het belangrijk om festival attributen te plaatsen, zodat je deelnemers zich daadwerkelijk in een festival setting wanen. Creëer bijvoorbeeld diverse zithoekjes met zitzakken, bistrosetjes of loungebanken. Denk ook aan foodtrucks en leuke barretjes om de festivalstijl na te bootsen.

Deze festivalstijl mag ook zeker terug komen in de setting van de workshops tijdens het congrestival. De standaard workshop setting (stoeltjes, PowerPoint en presentator) is niet meer van deze tijd. Bij het plaatsen van een andere setting kun je de creativiteit stimuleren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan speciale festivalkrukjes of bedenk iets geks als zitzakken of hangmatten. Hiermee creëer je een creatieve ruimte, waar ook weer creatieve ideeën uit ontstaan.

Een uniek festivalterrein

Naast de inhoud, de aankleding en het entertainment is de evenementenlocatie ook van groot belang. Een grote, lege ruimte zal niet snel als aantrekkelijk en inspiratievol worden ervaren. Gelukkig kunnen wij je hierbij helpen! Fort St. Gertrudis in Geertruidenberg is namelijk hét ideale festivalterrein voor je congrestival. Met zeven unieke zalen en een grote centrale binnenplaats kun je het serieuze congres perfect combineren met de festivalstijl. Er is van alles mogelijk op Fort St. Gertrudis. Eén ding is zeker; je gasten zullen ongetwijfeld geïnspireerd raken door de locatie. Nu de rest nog!

Wat voor entertainment zet je neer?

Het entertainment op je congrestival hoeft niet over de top. Mits je je gasten wilt vermaken met een bekende spreker of artiest, kunnen kleine acts al voor groot vermaak zorgen. Persoonlijke en interactieve acts kunnen van grote waarde zijn op je congrestival. Denk hierbij aan een illusionist of een straattheater act die door het publiek heen lopen. Festival styling, een barbier of een toffe workshop zijn tegenwoordig ook niet meer weg te denken. Afhankelijk van het thema van je congrestival kan je het entertainment hierop aanpassen.