Hoe kies je de perfecte eventlocatie? Wij geven je 13 tips!

Binnenkort een evenement op de planning? De keuze van een eventlocatie heeft de meeste impact op het hele evenement. Daarnaast is het ook belangrijk om te bepalen wanneer het evenement gaat plaatsvinden, welke cateringopties je wil en welke beleving je aan de gasten wil meegeven. Maar de eventlocatie is de belangrijkste keuze die je moet maken. Daarom geven wij je 13 tips hoe jij de perfecte eventlocatie kiest! Download onze handige checklist voor de perfecte eventlocatie. Hierdoor ben je optimaal voorbereid!

Download de Checklist!

Tip 1) Begin op tijd!

Zodra je weet hoeveel gasten je ongeveer kunt verwachten en wat het budget is, kan de zoektocht van start! Zorg ervoor dat je minimaal 4 tot 6 maanden van tevoren een locatie reserveert. Dan heb je nog voldoende tijd om alle andere zaken te regelen.

Tip 2) Voor welke locatie kies je?

Voor de locatie is het belangrijk om goed te kijken naar je doelgroep. Waar komen ze vandaan? Als ze uit het hele land komen, is het verstandig om voor een centrale locatie te gaan. Zo voorkom je dat mensen afhaken omdat de reistijd te lang is.

Komen ze met de auto of met de trein? Als je verwacht dat de bezoekers voornamelijk met de trein komen, zorg er dan voor dat de locatie in de buurt van een treinstation is. Organiseer je een event met internationale bezoekers en sprekers? Kies dan voor een locatie die dicht bij een luchthaven ligt. Ook is het belangrijk om te kijken of hier voldoende hotels in de buurt zijn. Organiseer je een bedrijfsevenement voor het personeel? Kies dan voor een locatie in de buurt van de werklocatie.

Welke locatie het ook wordt: houd er altijd rekening mee wie je doelgroep is, waar ze vandaan komen en met welk vervoermiddel.

Tip 3) Houd rekening met de parkeermogelijkheden

Verwacht je dat veel mensen met de auto komen? Zorg er dan voor dat de locatie een parkeerplaats heeft met voldoende parkeervakken. Je zal wel denken: “Logisch toch?” Maar het zal vast niet de eerste keer zijn dat je als eventorganisator in de problemen komt door de parkeermogelijkheden. Heeft een locatie geen parkeermogelijkheden? Kijk dan of er een parkeergarage in de buurt is. Organiseer je een event op een buitenterrein? Bekijk dan of er opties zijn om een veld om te toveren tot een parkeerterrein.

Tip 4) Wat is de capaciteit van de eventlocatie?

Verwacht je 1.000 bezoekers? Deze passen nooit in een ruimte die geschikt is voor 500 personen. Daarnaast heeft een locatie zich te houden aan brand- en veiligheidsvoorschriften. Het is dus goed om na te gaan wat de capaciteit van de locatie is.

Tip 5) Houd rekening met het minimum te besteden bedrag

Vraag altijd van tevoren of er een minimum te besteden bedrag is aan de horeca. Is dit het geval? Vergelijk dan het minimum te besteden bedrag met de uitgaven van voorgaande evenementen. Als deze uitgaven een stuk lager waren, kun je overwegen of de locatie wel geschikt is. Verwacht je juist meer uit te geven? Dan biedt dit ruimte voor onderhandelingen!

Tip 6) Zorg voor goed eten!

Controleer altijd of het aanbod aan eten aan jouw eisen en wensen voldoet. Dit kun je perfect testen tijdens een proeverij waarbij diverse hapjes of gerechten worden gepresenteerd. Als het toegestaan is bij de locatie, kun je er ook voor kiezen je eigen cateraar mee te nemen.

Tip 7) Zijn er voldoende diensten en voorzieningen?

Als een eventlocatie tafels, stoelen en tafellinnen heeft die je mag gebruiken, kan dit je een hoop tijd en geld besparen. Heb je beamers en microfoons nodig voor de sprekers? Het is makkelijk als de locatie dit ook voor je beschikbaar stelt. En niet geheel onbelangrijk: heeft de locatie een opbouw- en schoonmaakploeg? Dit is namelijk niet vanzelfsprekend. Als de locatie dit niet heeft, moet je zelf zorgen voor mensen die de op- en afbouw en schoonmaak kunnen doen.

Tip 8) Welke mogelijkheden heeft de eventlocatie?

Welke activiteiten wil je laten plaatsvinden? En welke faciliteiten heb je nodig? Bezoek minimaal één keer je favoriete eventlocaties waarbij je naar belangrijke zaken kijkt zoals waar de stopcontacten zich bevinden en of er voldoende geschikte ruimtes zijn. De “plattegrond” van de eventlocatie heeft een belangrijke invloed op jouw event vanwege de verkeersstroom.

Denk goed na hoe jij de gasten door de ruimte wilt laten bewegen. Is er een logisch punt waar je de registratie kunt doen, zijn er voldoende toiletten en is de ingang groot genoeg? Dit zijn belangrijke zaken om rekening mee te houden bij het kiezen van de eventlocatie. Bekijk hoe je de doorloop zo efficiënt mogelijk kunt maken voor de gasten.

Komen er sprekers? Heb je hier een podium voor nodig? Waar komt de catering? Zet alles op een rijtje en plaats alle verschillende onderdelen in de plattegrond. Zo kom je erachter of alles überhaupt wel past. Het is belangrijk dat de bezoekers zich nog prima kunnen verplaatsen en dat het niet te druk wordt.

Tip 9) Hoe toegankelijk is de locatie?

Hiermee bedoelen we niet dat het pad naar de ingang een harde ondergrond heeft. Ook mindervaliden moeten toegang hebben tot de locatie en alle voorzieningen. Ook hiervoor geldt: weet wie je gasten zijn! Komen er bijvoorbeeld ook kinderen? Dit zul je van tevoren waarschijnlijk al weten. Maar of er mensen komen die in een rolstoel zitten is soms lastiger in te schatten. Het is belangrijk om hierover na te denken en als het nodig is, een locatie te vinden die toegankelijk genoeg is.

Tip 10) Besteed aandacht aan de sfeer

Welke sfeer heeft de eventlocatie? Is dit de sfeer en stijl waar je naar op zoek bent? Soms is het nodig om zelf aankleding toe te voegen om het te laten aansluiten op het thema. Als je een beurs organiseert ben je hoogstwaarschijnlijk op zoek naar een ander soort eventlocatie dan wanneer je een nieuwjaarsborrel organiseert.

Tip 11) Controleer altijd de akoestiek!

Zorg er altijd voor dat je de akoestiek controleert op de locatie. Kom er sprekers? Zorg er dan voor dat zij goed te verstaan. En heb je een ruimte waar iedereen zich kan verzamelen voor de lunch bijvoorbeeld? Zorg er dan ook voor dat niemand last van zijn of haar oren krijgt. Als de akoestiek slecht is zal iedereen moeite hebben elkaar te verstaan.

Tip 12) Wees flexibel met de datum

Dit is niet altijd mogelijk natuurlijk. Maar als het je om het even is wanneer het event plaats gaat vinden, vraag dan naar de open data in de agenda van de eventlocatie. Dit zijn vaak de dagen die zij graag willen invullen. Je hebt de kans dat zij korting geven op de prijs.

Tip 13) Ben je goed verzekerd?

Dit is misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar het is wel heel belangrijk. Zeker als je een groot event organiseert. Komen er veel sprekers op je event? Je moet er niet aan denken als een aantal ziek zijn op de dag van het event. Het kan zelfs zo zijn dat een locatie dit als vereiste stelt. Verdiep je hier dus goed in!

Er komt veel kijken bij het kiezen van de perfecte eventlocatie. Hopelijk hebben we je op weg geholpen met onze tips. Heb je hulp nodig bij het vinden van een eventlocatie? Neem dan contact met ons op. Bekijk ook eens de unieke locaties van HIER.event locaties. Misschien zit hier wel jouw perfecte eventlocatie tussen!

Download de Checklist!