Hoe kies je de perfecte eventlocatie? Wij geven je 13 tips!.
Binnenkort een evenement op de planning? De keuze van een evenementen locatie heeft de meeste impact op het hele event. Daarnaast is het ook belangrijk om te bepalen wanneer het evenement gaat plaatsvinden, welke cateringopties je wilt en welke beleving je aan de gasten wil meegeven. Wij geven je 13 tips om de perfecte locatie te kiezen. Zo ben je optimaal voorbereid!
1. Begin op tijd
Zodra je weet hoeveel gasten je ongeveer kunt verwachten en wat het te besteden budget is, kan de zoektocht van start gaan. Zorg ervoor dat je minimaal 4 tot 6 maanden van tevoren een locatie reserveert. Zo heb je nog voldoende tijd om alle andere zaken te regelen.
2. Waar zoek je een locatie?
Het is belangrijk om goed te kijken naar je doelgroep. Waar komen jouw gasten vandaan? Wanneer ze uit het hele land komen, is het verstandig een centrale locatie te kiezen. Komen jouw gasten met de auto of met de trein? Organiseer je een event met internationale bezoekers en sprekers? Kies dan voor een locatie dicht bij een luchthaven. Organiseer je een bedrijfsevenement voor het personeel? Zoek een locatie in de buurt van het bedrijf.
Welke locatie het ook wordt: houd rekening met je doelgroep.
3. Denk aan parkeermogelijkheden
Verwacht je dat veel mensen met de auto komen? Zorg er dan voor dat de locatie een (gratis) parkeerplaats heeft of dat de locatie vlak bij een parkeergarage is. “Logisch toch?” Maar je bent vast niet de eerste die als eventorganisator in de problemen komt door de parkeermogelijkheden.
4. Wat is de capaciteit van de locatie?
Ga na wat de capaciteit van de locatie is. Denk hierbij niet alleen aan sfeer en beleving, maar ook aan brand- en veiligheidsvoorschriften waar de locatie aan moet voldoen.
5. Houd rekening met een minimum te besteden bedrag
Vraag altijd van tevoren of er een minimum te besteden bedrag is aan de horeca. Is dit het geval? Vergelijk dan het minimum te besteden bedrag met de uitgaven van voorgaande evenementen. Als deze uitgaven een stuk lager waren, kun je overwegen of de locatie wel geschikt is. Verwacht je juist meer uit te geven? Dan biedt dit ruimte voor onderhandelingen!
6. Zorg voor een goed culinair programma
Controleer altijd of het aanbod aan eten aan jouw wensen voldoet. Denk hierbij aan mogelijke dieetwensen en allergenen van jouw gasten. Je kunt het culinaire programma perfect testen tijdens een proeverij waarbij diverse hapjes of gerechten worden gepresenteerd. Als het toegestaan is bij de locatie, kun je er ook voor kiezen je eigen cateraar mee te nemen.
7. Zijn alle faciliteiten en voorzieningen aanwezig?
Als een event locatie meubilair, technische faciliteiten en personeel beschikbaar heeft, kan dit je een hoop tijd en geld besparen. Denk aan mastiek en tafellinnen, microfoons, headsets en een beamer of een opbouw- of schoonmaakploeg. Dit is alleen niet vanzelfsprekend. Als de locatie deze voorzieningen niet heeft, moet je zelf zorgen voor de techniek en mensen die de op- en afbouw en schoonmaak kunnen doen.
8. Wat zijn de mogelijkheden bij de locatie?
Welke activiteiten wil je laten plaatsvinden? En welke faciliteiten heb je nodig? Bezoek minimaal één keer je favoriete event locaties waarbij je naar belangrijke zaken kijkt zoals waar de stopcontacten zich bevinden en of er voldoende geschikte ruimtes zijn. De “plattegrond” van de event locatie heeft een belangrijke invloed op jouw event vanwege de verkeersstroom.
Denk goed na hoe jij de gasten door de ruimte wilt laten bewegen. Is er een logisch punt waar je de registratie kunt doen, zijn er voldoende toiletten en is de ingang groot genoeg? Dit zijn belangrijke zaken om rekening mee te houden bij het kiezen van de event locatie. Bekijk hoe je de doorloop zo efficiënt mogelijk kunt maken voor de gasten.
Komen er sprekers? Heb je hier een podium voor nodig? Waar komt de catering? Zet alles op een rijtje en plaats alle verschillende onderdelen in de plattegrond. Zo kom je erachter of alles überhaupt wel past. Het is belangrijk dat de bezoekers zich prima kunnen verplaatsen en dat het niet te druk wordt.
9. Is de locatie voor iedereen toegankelijk?
Het is belangrijk dat iedereen goede toegang tot de locatie en alle voorzieningen heeft. Ook hiervoor geldt: weet wie je gasten zijn! Komen er kinderen? Zijn er binnen het gezelschap minder validen of mensen in een rolstoel? Dit zul je van tevoren waarschijnlijk al weten. Het is belangrijk om hierover na te denken en als het nodig is, een locatie te vinden die toegankelijk genoeg is.
10. Besteed aandacht aan sfeer
Welke sfeer heeft de evenementenlocatie? Is dit de sfeer en stijl waar je naar op zoek bent? Soms is het nodig om zelf aankleding toe te voegen om het te laten aansluiten op het thema. Als je een beurs organiseert ben je hoogstwaarschijnlijk op zoek naar een ander soort event locatie dan wanneer je een nieuwjaarsborrel organiseert.
8. Controleer de akoestiek
Zorg er altijd voor dat je de akoestiek controleert op de locatie. Kom er sprekers? Zorg er dan voor dat zij goed te verstaan zijn. Heb je een ruimte waar iedereen zich kan verzamelen voor bijvoorbeeld een lunch? Zorg er dan ook voor dat niemand last van zijn of haar oren krijgt. Als de akoestiek slecht is, zal iedereen moeite hebben elkaar te verstaan.
9. Ben je flexibel met de datum?
Maakt het jouw en jouw organisatie niet uit wanneer het event plaats gaat vinden, vraag dan naar de open data in de agenda van de eventlocatie. Dit zijn vaak de dagen die zij graag willen invullen. Je hebt de kans dat zij korting geven op de prijs.
10. Ben je goed verzekerd?
Dit is misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar het is wel heel belangrijk. Zeker als je een groot event organiseert. Komen er veel sprekers op je event? Je moet er niet aan denken als een aantal ziek zijn op de dag van het event. Het kan zelfs zo zijn dat een locatie dit als vereiste stelt. Verdiep je hier dus goed in!
Kom vandaag nog HIER. langs!
Er komt veel kijken bij het kiezen van de perfecte eventlocatie. Hopelijk hebben we je op weg geholpen met onze tips.Bij HIER. Locaties begrijpen we de behoeften van jouw bedrijf en zorgen we ervoor dat je event een succes wordt.
Heb je hulp nodig bij het vinden van de juiste evenementenlocatie? Wij laten je graag onze locaties zijn. Neem contact met ons op.
